Manajemen Operasi - Persediaan

1.   Pengendalian Internal Atas Persediaan

Persediaan digunakan untuk menggambarkan barang dagangan yang disimpan untuk dijual kembali dan bahan yang digunakan untuk proses produksi. Pengendalian internal bisa bersifat preventif (pencegahan) atau pun detektif. Pengendalian preventif dibuat untuk mencegah kesalahan sedangkan pengendalian detektif untuk menemukan kesalahan yang telah terjadi.

Pengendalian untuk melindungi persediaan melibatkan pembentukan dan penggunaan tenaga keamanan untuk mencegah kerusakan persediaan atau pencurian. Pemakaian sistem persediaan perpetual menyediakan cara yang efektif untuk pengendalian atas persediaan. Jumlah setiap jenis barang dagang tersedia dalam buku besar pembantu persediaan. Untuk memastikan kebenaran jumlah persediaan yang dilaporkan dalam laporan keuangan, perusahaan dagang harus melakukan perhitungan fisik persediaan. Dalam sistem persediaan perpetual, persediaan fisik dibandingkan dengan catatan persediaan untuk menentukan besarnya penyusutan.

Syarat-syarat pengiriman menentukan kapan hak milik barang berpindah tangan. Jika syarat pembelian atau penjualan adalah FOB tempat pengiriman (FOB shipping point), maka penyerahan barang dilakukan  pada pelabuhan si penjual sehingga si pembeli yang menanggung biaya pengangkutan. Jika syarat pembelian dan penjualan  FOB tempat tujuan (FOB destination), maka si penjual menyerahkan barang kepada si pembeli di pelabuhan si pembeli sehingga biaya  pengangkutan ditanggung oleh si penjual.

2.   Pengaruh Kesalahan Persediaan Terhadap Laporan Keuangan

Setiap kesalahan dalam perhitungan persediaan akan mempengaruhi neraca maupun laporan laba rugi. Sebagai contoh, kesalahan dalam perhitungan fisik persediaan akan mengakibatkan kekeliruan penyajian saldo persediaan akhir, aktiva lancar, dan total aktiva pada neraca. Selain itu akan menimbulkan kekeliruan  penyajian harga pokok penjualan, laba kotor, dan laba bersih pada laporan laba rugi. Kemudian, karena laba bersih ditambahkan ke modal pemilik pada akhir periode, maka ekuitas pemilik juga akan salah. Kesalahan dalam perhitungan fisik persediaan akan terlihat pada periode setelah terjadinya kesalahan. Oleh karena itu, laporan keuangan periode sebelumnya harus dikoreksi.

3.   Asumsi-asumsi Arus Biaya Persediaan

Ada tiga asumsi arus biaya persediaan yang digunakan dalam bisnis. Masing-masing asumsi ini dihubungkan dengan satu metode perhitungan biaya persediaan.

Jika perusahaan menggunakan metode masuk pertama-keluar pertama (first-in, first-out—FIFO), persediaan akhir terdiri dari harga pokok yang berasal dari pembelian terakhir. Jika perusahaan menggunakan metode masuk terakhir-keluar pertama (last in, first out—LIFO), persediaan akhir terdiri dari biaya atau harga pokok yang berasal dari pembelian paling awal. Jika yang digunakan adalah metode biaya rata-rata (average cost method) maka biaya unit dalam persediaan adalah rata-rata dari biaya pembelian.

4.         Metode Perhitungan Biaya Persediaan Pada Sistem Persediaan Perpetual

4.1            Metode First-In, First-Out (FIFO)

Sebagian besar perusahaan mengeluarkan barang sesuai urutan, terutama untuk barang-barang yang tidak tahan lama dan produk-produk yang modelnya cepat berubah. Contoh, toko yang menjual mie instan menyusun produknya dalam rak-rak berdasarkan tanggal kadarluasanya. Metode FIFO konsisten dengan pergerakan barang dagang. Metode FIFO juga memberikan hasil yang sama dengan yang diperoleh melalui pengidentifikasian biaya khusus setiap barang yang dijual dan yang ada dalam persediaan. Jika perusahaan menggunakan metode FIFO, biaya-biaya dimasukkan dalam harga pokok penjualan sesuai dengan urutan terjadinya biaya tersebut.

4.2            Metode Last-In, First-Out (LIFO)

     Jika sebuah perusahaan menggunakan metode LIFO dalam sistem persediaan perpetual, maka biaya dari unit yang dijual merupakan biaya pembelian paling akhir. Pada saat perusahaan menggunakan metode LIFO, buku besar persediaan kadang-kadang dicatat hanya dalam unit barang.

     Pemakaian metode LIFO pada awalnya jarang terjadi, di mana unit-unit yang dijual diambil dari unit-unit yang dibeli paling akhir. Sekarang ini, LIFO sering digunakan dalam situasi di mana LIFO tidak mencerminkan arus fisik barang.

4.3            Metode Biaya Rata-Rata

Metode biaya rata-rata digunakan dalam sistem persediaan perpetual, biaya rata-rata per unit untuk masing-masing barang dihitung setiap kali pembelian dilakukan. Biaya per unit digunakan untuk menentukan harga pokok setiap penjualan sampai pembelian berikutnya dilakukan dan rata-rata baru dihitung. Teknik perhitungan rata-rata ini dinamakan dengan rata-rata bergerak.

4.4            Sistem Persediaan Perpetual yang Terkomputerisasi

Pencatatan untuk persediaan perpetual telah dilakukan dengan menggunakan komputer. Sebagai contoh pemakaian komputer dalam catatan persediaan perpetual, untuk toko-toko eceran dijelaskan sebagai berikut:

a.Rincian untuk setiap jenis persediaan, seperti jumlah, dan ukuran unit, disimpan dalam catatan persediaan.

b.             Barang yang dibeli atau dikembalikan oleh pelanggan, data persediaan dimasukkan dalam catatan dan file persediaan yang ada di komputer.

c. Barang yang terjual, petugas penjualan memindahkan kode barang dari barang yang terjual dengan pemindah optik.

d.             Setelah dilakukan perhitungan fisik persediaan, data dimasukkan dalam komputer.

          Sistem tersebut dapat membantu manajer dalam mengelola jumlah persediaan dan dapat menyediakan data bagi manajer untuk mengembangkan dan menyempurnakan strategi pemasaran.

5. Metode Perhitungan Biaya Persediaan Pada Sistem Persediaan Periodik

            Sama seperti sistem persediaan perpetual, asumsi arus biaya harus dibuat pada saat unit-unit dibeli dengan harga yang berbeda selama satu periode. Dalam hal ini digunakan metode FIFO, LIFO, atau biaya rata-rata.

5.1            Metode First-In, First-Out (FIFO)

Contoh metode FIFO:

05   Maret                    Persediaan:                     200 unit      @$9        $1.800

12    April            Pembelian:                       300 unit      @$10       $3.000

21    Oktober      Pembelian:                       400 unit      @$11        $4.400

15    November    Pembelian:                       100 unit       @$12       $1.200

Tersedia untuk dijual selama tahun berjalan          1.000 unit                  $10.400

       Perhitungan fisik pada tanggal 31 Desember memperlihatkan bahwa 300 unit belum  terjual. Dengan menggunakan metode FIFO, harga pokok dari 700 unit yang telah terjual ditentukan sebagai berikut:

Biaya paling awal, 5 Mar                    200 unit      @ $9           $1.800

Biaya paling awal berikutnya, 12 Apr 300 unit      @$10           $3.000

Biaya paling awal berikutnya, 21 Okt 200 unit      @$11           $2.200

Harga Pokok Penjualan                      700 unit                          $7.000

       Dengan mengurangi harga pokok penjualan sebesar $ 7.000 dari $ 10.400 barang dagang yang tersedia untuk dijual menghasilkan nilai persediaan sebesar

$ 3.400 per 31 Desember. Persediaan sebesar $ 3.400 terdiri dari harga pokok paling akhir untuk barang yang dimaksud.

5.2            Metode Last-In, First-Out (LIFO)

       Berdasarkan data yang terdapat dalam contoh FIFO, harga pokok terdiri dari 700 unit persediaan ditentukan sebagai berikut:

Biaya paling akhir, 18 Nov                           100 unit       @$12           $1.200

Biaya paling akhir berikutnya, 21 Sep         400 unit      @$11           $4.400

Biaya paling akhir berikutnya, 10 Mar         200 unit      @$10           $2.000

Harga Pokok Penjualan                      700 unit                          $7.600

       Dengan mengurangi harga pokok penjualan sebesar $ 7.600 dari $ 10.400 barang dagang yang tersedia untuk dijual menghasilkan $ 2.800 sebagai nilai persediaan per 31 Desember. Persediaan sebesar $ 2.800 terdiri dari harga pokok paling awal untuk barang ini.

5.3            Metode Biaya Rata-rata

       Apabila metode ini digunakan, biaya-biaya dibandingkan terhadap pendapatan sesuai dengan rata-rata per unit harga pokok penjualan.

Biaya rata-rata per unit          :$ 10.400/1.000 unit = $10,40

Harga pokok penjualan   :700 unit x $ 10,40   = $7.280

       Dengan mengurangi harga pokok penjualan sebesar $ 7.280 dari $ 10.400 barang dagang yang tersedia untuk dijual, akan diperoleh nilai persediaan per 31 Desember sebesar $ 3.120.

6. Membandingkan Metode Perhitungan Biaya Persediaan

       Ketiga metode tersebut akan menghasilkan jumlah yang berbeda untuk harga pokok penjualan periode berjalan, laba kotor (dan laba bersih) periode berjalan, dan persediaan akhir.

6.1            Menggunakan Metode FIFO

          Penggunaan metode FIFO akan menghasilkan laba kotor yang lebih tinggi. Namun, tingginya laba kotor hanya bersifat sementara karena nilai persediaan harus diganti dengan harga yang terus meningkat. Bahkan neraca akan melaporkan persediaan akhir barang dagang pada jumlah yang kurang lebih sama dengan biaya penggantian saat ini.

6.2            Menggunakan Metode LIFO

       Metode LIFO menghasilkan harga pokok penjualan yang lebih tinggi, jumlah laba kotor yang lebih rendah, dan nilai persediaan akhir yang lebih rendah dibandingkan dua metode lainnya.

6.3            Menggunakan Metode Biaya Rata-rata

       Metode biaya rata-rata merupakan titik tengah antara FIFO dan LIFO. Dampak dari harga dirata-ratakan dalam menentukan harga pokok penjualan dan persediaan akhir.

7.         Penilaian Persediaan Selain dari Harga Pokok

          Biaya merupakan hal pokok dari penilaian persediaan. Dalam sejumlah kasus, persediaan bisa dinilai selain dari biaya. Dua hal tersebut muncul apabila biaya penggantian barang-barang persediaan lebih rendah daripada biaya yang tercatat dan persediaan tidak dapat dijual pada harga normal.

7.1            Penilaian pada Mana yang Lebih Rendah antara Harga Pokok atau Harga Pasar

       Jika biaya penggantian suatu persediaan lebih rendah daripada biaya pembeliannya, maka metode mana yang lebih rendah antara harga pokok atau harga pasar (lower of cost or market method—LCM) digunakan untuk menilai persediaan. Harga pasar adalah biaya untuk mengganti barang dagang pada tanggal persediaan Biaya dan biaya penggantian dapat ditentukan untuk setiap jenis barang dalam persediaan dan persediaan secara keseluruhan.

7.2   Penilaian pada Nilai Realisasi Bersih

       Barang dagang yang telah rusak, cacat atau yang hanya bisa dijual dengan harga di bawah harga pokok harus diturunkan nilainya. Barang dagang tersebut harus dinilai dengan nilai realisasi bersih. Nilai realisasi bersih adalah harga jual dikurangi biaya pelepasan langsung.

8. Penyajian Persediaan Barang Dagang di Neraca

          Persediaan barang dagang biasanya disajikan dalam aktiva lancar di neraca. Metode yang digunakan untuk menentukan biaya persediaan (FIFO, LIFO, atau biaya rata-rata) dan metode penilaian persediaan (biaya atau LCM) harus dicantumkan.

9. Mengestimasi Biaya Persediaan

9.1            Metode Eceran untuk Perhitungan Biaya Persediaan

       Metode persediaan eceran mengestimasikan biaya persediaan berdasarkan harga pokok barang dagang yang tersedia untuk dijual dengan harga eceran barang tersebut. Untuk menggunakan metode ini, harga eceran dari semua barang dagang harus ditotalkan. Kemudian, persediaan eceran ditentukan dengan mengurangi penjualan selama periode berjalan dari harga eceran barang yang tersedia untuk dijual selama periode bersangkutan. Estimasi biaya persediaan kemudian dihitung dengan mengalikan persediaan eceran dengan rasio biaya terhadap harga jual barang yang tersedia untuk dijual.

9.2   Metode Laba Kotor untuk Pengestimasian Persediaan

       Metode laba kotor menggunakan estimasi laba kotor yang direalisasi selama periode dimaksud untuk mengestimasi persediaan pada akhir periode. Dengan menggunakan tingkat laba kotor, jumlah penjualan untuk suatu periode dapat dibagi menjadi dua komponen yaitu laba kotor dan harga pokok penjualan.

10. Analisis Keuangan dan Interpretasi

          Sebuah perusahaan dagang harus menyimpan persediaan yang cukup untuk memenuhi kebutuhan pelanggannya. Persediaan yang berlebihan dapat menambah beban seperti penyimpanan, asuransi dan pajak properti. Selain itu juga meningkatkan risiko kerusakan, penurunan harga, atau perubahan pola pembelian pelanggan. Dua ukuran untuk menganalisis efisiensi dan efektivitas pengelolaan persediaan perusahaan adalah perputaran persediaan dan jumlah hari penjualan dalam persediaan.

          Perputaran persediaan mengukur hubungan antara volume barang dagang dengan jumlah persediaan selama periode berjalan.

                   Jumlah hari penjualan dalam persediaan adalah ukuran mengenai lamanya waktu yang dibutuhkan untuk membeli, menjual dan mengganti persediaan.